Doküman Yönetim Sistemi nedir?

Doküman yönetimi bir organizasyondaki insanların yönetimi gibi geniş uygulama alanı olan disiplinler arası bir yaklaşımdır.

Gerçek bir elektronik doküman yönetim sistemi size aşağıdaki hizmetleri sağlayacaktır :

  • Kataloglama ve saklama
  • Yerel ve geniş alan desteği
  • Belgelere erişim ve erişilmezlik güvenliği
  • Hızlı ve tam metin arama
  • Farklı formatta belge görüntüleyebilme
  • Arşiv
  • Versiyon kontrolü
  • Tarihçe ve dokümanın yaşam çevrimi
  • Kullanma hakkı kontrolü (Check-in/Check-out)
  • Belge akışı ve ilişkilendirme

 

 

Kataloglama ve saklama

Kataloglama ve saklama doküman yöetimini anlayışının temelidir. Aslında dokümanların içeriklerini hızlı erişime hazır hale getirmek olarak bakılabilir. Doküman yönetim sistemini ve içindeki tüm belgeleri bir kütüphane kabul edersek kataloglama, kitap kiralarken arama yapılan kartotekslere yazılan özet bilgidir. Buna profil bilgileri denir. Profil bilgilerine genelikle dokümana en çabuk ulaşılmasını sağlayacak bilgiler yazılır; konu, dokümanı yaratan, tarih, başlık, açıklama vb.

 

 

Yerel ve geniş alan desteği

Ağ desteği özellikle tek noktadan yönetimi kolaylaştırması ve ister bir ofiste isterse dünyaya yayılmış bir organizasyonda olsun tüm kullanıcılara farkında olunmaksızın belgelere ulaşım sağlaması açısından vazgeçilmez bir unsurdur. Gelişmiş bir doküman yönetim sistemi geniş alanda kullanım söz konusu olduğunda sıkça kullanılan dokümanların yerel kopyalarını hazırlayarak hızlı ve verimli çalışılmasını sağlar. Bu özellik aynı zamanda ağ bağlantısının kopması durumunda da işlemlerin kesintiye uğramaması için gereklidir. Elbette tekrar bağlantının sağlanması durumunda ya da belgelerin güncellenmesi gerektiğinde veritabanı ve belgelerin senkronizasyonu sağlanır.

 

 

Belgelere erişim ve erişilmezlik güvenliği

Kurumunuzdaki her birim, tüm belgelere canları istedikleri zaman erişemiyorlar değil mi? İşte elektronik doküman yönetim sistemi de size, kurumunuzdaki hiyerarşik yetkilendirmeye dayalı erişim kurallarını arşivinize uygulamanızı sağlar. Her bir doküman için kullanıcı, grup, departman ya da rol bazında yetkiler verebilirsiniz. Bu yetkilendirme belgeleri görüntüleme, değiştirme, yaratma, onaylama şeklinde olabilir.

 

 

Hızlı ve tam metin arama

İyi bir doküman yönetim sistemi kullanıcılara saklanan bilgiye kolayca erişim ve detaylı arama olanakları sunar. Özellikle tam metin arama temel özelliklerden biridir. Profil bilgilerine kolayca girilemeyecek bilgileri bulmak için de vazgeçilmez bir unsurdur. Kullanıcılara rahatça, belgelerin içeriğini sorgulama ve bilgi kaybetmeksizin arşivin tamamına erişim olanağı sağlar. İndekslenmiş bilgilere erişim ise çok hızlı yapılabilir. Özellikle profil bilgilerine yazılmış olan anahtar sözcükler ve diğer indeks kriterleri sorgulandığında milyonlarca doküman ve klasör içinde aranılan gerçek belge ve bilgiye saniyeler içinde erişilebilir.

 

 

Farklı formatta belge görüntüleyebilme

Kurumsal bir doküman yönetim sistemleri çözümü sadece bir çeşit dokümanla çalışmak üzere tasarlanmamıştır. Bir kurumda taranıp sayısallaştırılan kağıt belgeler olduğu gibi farklı kelime işlemciler tarafından hazırlanan dosyalar (WORD belgeleri gibi), tablolar (EXCEL belgeleri gibi ) ve farklı tiplerde görüntü dosyaları da bulunacaktır. Tüm bu farklı belge ve dosyalar aynı sistemin arşivinde bulunduğundan görüntüleme sorumluluğu da aynı doküman yönetim sistemindedir. Herhangi bir arama sonucunda bulunan dokümanların tamamı doküman yönetim sisteminin istemcisi tarafından görüntülenir. Tipik bir doküman yönetim sistemi yüzün üzerinde farklı tipte dosyayı görüntülenebilir.

 

 

Arşiv

Arşiv, dolaşımdan kalkan evrakların saklandığı ortamdır. Doküman yönetim sisteminin buradaki görevi ne kadar eski olursa olsun saklanmış bulunan evraklara da erişilmesini sağlamaktır. Kullanıcılar arama yaparken gelmiş geçmiş tüm evrakları ararlar. Bulunan evraklar nerede olursa olsun kullanıcıya görüntülenir. Eğer evrakların fiziksel haline ulaşılmak isteniyorsa fiziksel arşivdeki yerine de ulaşılabilir. Dokümanların otomatik arşivlenmesi de mümkündür. Bunun için otomatik arşivlenme ve buna ilişkin çevrim süresinin seçilmiş olması yeterlidir. Arşiv, fiziksel olarak nasıl belirli bir düzende saklanıyorsa elektronik ortamda da aynı düzende saklanabilir. Bunun için; özellikle proje amaçlı bir arada görülmesi gerekenler organize edilmiş klasörlerde saklanarak, aynı amaca hitap eden dokümanlara hızlı ulaşım sağlanır

 

 

Versiyon kontrolü

Versiyon bir dokümanın anlık durumunu tarif eden hali olarak görülebilir. Kullanıcılar arasında dolaşan ve değişikliklere uğrayan dokümanların versiyonları saklanarak gelişim evreleri izlenebilir. Versiyonlama büyük değişiklikler kadar küçük değişikliklerin de kaydını tutarak ayrıntılı inceleme olanakları sunar. İyi bir doküman yönetim sistemi kullanıcıları belirli kurallar çerçevesinde alt versiyonlar yaratmalarına olanak sağlar. Bununla birlikte istenen her an eski bir versiyona dönüp kalınan yerden devam etmek de mümkündür. Bu şekilde istenen her an karşılaştırmalar yapılarak beklenen sonuca ulaşılabilir.

 

 

Tarihçe ve dokümanın yaşam çevrimi

Bir kurum için evraklar ve içindeki bilgiler son derece önemlidir. Bu nedenle özellikle dolaşımdaki belgelerin arşive kaldırılana kadar ki durumları an be an kaydedilmeli ve sorgulandığında görüntülenebilmelidir. Bu şekilde herhangi bir anda kimin, hangi belgeler üzerinde ne işlemler yaptığı rapor olarak alınabilir.

 

 

Kullanma hakkı kontrolü (Check-in/Check-out)

Kurumların büyümesi, ağ yapılarının gelişmesi ve organizasyonların dünya geneline kadar yaygınlaşmasıyla ortak arşivin kullanımı ve dokümanların her yerde ve anında paylaştırılması gündeme gelmiştir. Fiziksel belgelerin aynı anda ve ayrı kişilere paylaştırılması mümkün değilken elektronik arşivde böyle bir kısıt söz konusu değildir. Paylaşım sırasında ise çok önemli bir soru ortaya çıkmaktadır; bir doküman birden fazla kişideyse hangisinin yaptığı değişiklik geçerlidir? Bunu düzene sokmanın yolu ise bir kullanım kontrol mekanizması uygulamaktır. Check-in/check-out adı verilen bu uygulamayla bir kullanıcı bir dokümanı değişiklik yapmak üzere açtığında onu kilitleyerek diğer kullanıcılara sadece görüntüleme ancak değiştirememe yetkisi bırakır.

 

 

Belge akışı ve ilişkilendirme

Herhangi bir kurumsal doküman yönetim sistemi kendi içinde bir belge akış sistemi ya da iş akış sistemi bulundurmak durumundadır. Tüm kurumların kendi içlerinde tanımlı belirli iş akışları bulunur. Bu iş akışları mevcut personelin iş tanımlarını belirlerken aynı zamanda evrakların dolaşımını ve paylaşımını da kurallara bağlar. Onay mekanizmalarını da içeren iş akışları elektronik doküman yönetim sistemlerinin de kullanıcıya sunması gereken temel özelliklerden biridir. Tanımlı belge akışı sisteme giren bir dokümanın yaşam döngüsü boyunca nerelerden geçeceği ve neler yapılması gerektiğini kurumun kurallarına göre belirler.

 

 

Bunları ve çok daha ötesini sizlere sunan "Terradocs" DYS uygulamamız için uzmanlarımız ile bağlantıya geçiniz.


Fatal error: Call to undefined function path() in C:\inetpub\vhosts\moreum.com\httpdocs\index.php on line 94